Comment gérer une entreprise ou un projet Technologique ?

Tout projet démarre par une idée et l’intention de mettre en œuvre les moyens requis pour la réaliser. Cette idée peut être un produit ou un service que vous voulez proposer. Elle vient en général d’une idée ou d’un problème auquel vous avez été confronté sans réelle solution. Et pour que votre idée de projet se réalise, il va falloir gérer le projet pendant toute sa période de développement. Cette gestion de projet digital doit passer par l’expression claire de l’idée et par la rédaction d’un cahier des charges.

Étape 1 : Définition des objectifs du projet

C’est l’étape la plus basique, mais qui est souvent, à tort, négligée. Ne pas définir les objectifs de votre projet peut donner lieu à un « effet tunnel ». Vous allez vous engager dans une entreprise en partant sur de mauvaises bases, et vous fera perdre énormément de temps (et souvent d’argent) plus tard dans le développement de votre projet. 

La détermination de vos objectifs, primaires et secondaires est indispensable. Vous devez aussi penser et écrire ce que vous attendez de vos partenaires, fournisseurs, employés, prestataires etc…Si vous décidez de travailler en suivant la méthode agile, gardez les besoins de vos clients au centre de votre projet lors de son développement. Surtout, prenez le temps de tout écrire dans un document pour ne laisser aucune place au malentendu. 

Souvent, vous demanderez quelque chose à la personne en charge de la production de votre projet (freelance chef de projet digital ou développeur), malheureusement ils vous livreront ce qu’ils ont compris et c’est en général très loin de ce que vous attendiez. Vous devez absolument leur donner le maximum d’informations ! Faites des dessins, fabriquez des maquettes, donnez des ressources. Plus vous donnerez d’informations sur ce que vous attendez, moins vous aurez de surprise à la livraison du projet.

Voici quelques contraintes à considérer durant cette première étape : 

• Le temps de la réalisation
• Le budget à y allouer
• Les fonctions à intégrer, les résultats attendus (notamment le produit livrable final) 
• La stratégie à adopter pour toute l’entreprise
• …

Retenez toutefois que les facteurs temps, délai et budget sont ce qui importe le plus dans la gestion d’un projet. 

Si vous êtes chef de projet, assurez-vous que le décideur les ait bien déterminés pour ne pas vous retrouver en mauvaise posture. 

Étape 2 : découpage du projet et définition de la liste des tâches

Avant toute chose, pensez à lister (ou faire lister par votre équipe technique) les tâches à réaliser. Cette, étape qui est longue et délicate représente la base de votre projet. Une tâche oubliée ou ajouté trop tard vous fait perdre du temps et de l’argent. Vous devez donc à cette étape lister toutes les tâches requises. En procédant ainsi, vous trouverez d’autres tâches auxquelles vous n’aviez pas pensé et qui sont pourtant nécessaires. Vous identifierez aussi les compétences pré-requises pour la conduite de votre projet.

En revanche, gardez en tête que la plus grande partie du temps gâché en gestion de projet, est celle précédant la phase de production. En général, lorsque l’on a bien pensé son projet dans tous les sens et qu’on a une première version qui tient la route sur le papier, on a tendance à demander l’avis de notre entourage, de reprendre des grosses parties entières du projet et parfois même de reprendre plusieurs fois depuis zéro. On ne passe jamais à l’étape de création du projet, on tourne autour du pot. 

Alors une bonne fois pour toute, commencez par identifier vos objectifs pour trouver toutes les tâches et compétences requises. Vous pouvez commencer avec un crayon et un papier, puis retranscrire sur un fichier texte ou PowerPoint. Prenez la peine de déterminer les dates pour chaque tâche même si vous n’êtes pas sûr de sa durée, cela vous permettra d’estimer une durée globale du développement du projet (petite astuce, pour être plus près de la réalité, multipliez par 2 le temps total).

Étape 3 : définissez l’enchaînement logique des tâches identifiées

Toutes les tâches ne doivent pas être réalisées en simultané. Il vous faut agir suivant un enchaînement logique en les hiérarchisant en fonction de leur nécessité. Encore une fois, appliquez des contraintes de délai pour chaque tâche et identifiez les responsables.

En utilisant des outils de gestion de projet tel que Trello ou Jira (plus orienté développeur), vous pourrez facilement indiquer les tâches, leur déroulement et responsable ainsi que le délai de réalisation et les objectifs attendus pour chaque phase.

Étape 4 : Définition et attribution des ressources

En tant que porteur de projet, vous êtes la ressource principale de l’organisation et la réalisation des tâches dépend de vous. Vous devez cependant, vous assurer de ne pas faire les tâches des autres à leur place et surtout, ne pas vous immiscer dans leur travail. Vous devez choisir des partenaires de confiance et ne devez en aucun cas faire leur travail (même si vous pensez gagner du temps).

Un bon chef de projet sait déléguer et sait demander une chose sans imposer quoi que ce soit à ses collaborateurs, tout en contrôlant le résultat.

Après avoir dressé la liste des tâches, il va falloir ajouter les ressources dont vous aurez besoin pour l’exécution de toutes ces tâches. Indiquez toutes les ressources, par tâche (compétences, matériel, budget).

Étape 5 : Planification et suivi du projet

Le devops vous permettra de mettre en diapason le développement logiciel avec l’administration d’infrastructures informatiques. Planifiez donc votre projet en comparant les prévisions et la réalité. Vous identifierez ainsi vos lacunes et pourrez vous améliorer en continu. 

Le suivi commence alors. Vous devez vous assurer que toutes les tâches prédéfinies soient réalisées dans le temps imparti par le responsable auquel elle a été affectée. Agissez en fonction de chaque changement pour appliquer les mesures de rattrapage requises.

Retenez toutefois que le planning doit évoluer en fonction du rythme de votre projet. Un planning n’est pas immuable, il doit être assez souple pour s’adapter à la réalité tout en permettant d’atteindre les objectifs fixés. 

Idéalement, utilisez un outil partagé comme Atlassian Jira ou Trello pour centraliser les informations circulant entre les collaborateurs. N’oubliez pas de programmer des réunions dans votre agenda pour relancer vos collaborateurs et pour vérifier l’avancement du projet. Pour cette relance, vous pouvez aussi en tant que chef de projet, passer voir les membres de votre équipe pour un café ou un déjeuner plus informel. 

N’oubliez pas d’ajouter une deadline (date limite) à votre projet. Marquez le début et la fin d’un projet permet de souder votre équipe dans la réalisation du projet en ayant des objectifs communs.

À la livraison du projet final, pensez toujours à faire un retour d’expérience et à demander à chacun de vos collaborateurs son ressenti sur le développement du projet. C’est la meilleure manière d’identifier vos faiblesses et de vous améliorer pour la suite !